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陕西理工学院基建档案归档管理办法
2014-04-04 08:44   审核人:

陕西理工学院基建档案归档管理办法

(2014年4月修订)

为了做好学校基建档案归档工作,确保基建档案的完整、准确、系统和有效利用,规范建设、勘察设计、施工、监理单位档案工作职责,根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《高等学校档案工作规范》,制定本办法。

第一章   总   则

第一条 基建档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的,经档案部门鉴定并归档的文字、图表、声像等形式的全部文件。

第二条 学校基建档案必须实行集中统一管理原则。

任何单位或者个人不得将基建项目文件据为己有或者拒绝归档。

第三条 学校基建处、国有资产管理处、后勤管理处等有关部门应有一位负责人分管档案工作,配备相应的专(兼)职档案员,做好基建文件的形成、积累和归档。要将基建档案纳入工作计划、管理制度和相关人员职责范围,实现基建档案与基建工程建设同步管理。

第四条 学校档案馆(以下简称档案馆)负责学校全部基建档案的接收、保管和利用。

第二章  归档责任

第五条 基建档案建档工作要与项目建设进程同步。基建工程一开始,在布置工作计划的同时就要落实有关人员,及时进行应归档文件材料的积累和审查。

第六条 基建档案归档工作实行分工负责制。基建处负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集整理,并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。国资处、后勤管理处等部门负责各自组织的对原有房屋或地上地下管线改造、维修中形成的文件材料的收集整理。凡需归档的基建文件材料,必须按时移交本部门兼职档案员统一归档,任何个人不得据为己有(必要时可留存复制件)。

第七条 竣工档案文件是基建工程的实际反映,必须确保其真实、准确、完整。基建项目施工及调试完成后,由施工单位负责编制竣工文件,监理单位负责审核。所有竣工图必须加盖竣工图章,内容填写应齐全、清楚,有关责任人分别签名,不得代签。

第八条 凡需归档的基建文件材料格式应统一,纸质优良,字迹工整、耐久,图像清晰。一般材料只需归档一份,对重要的且经常使用的竣工图应归档两套,其中一套封存,另一套借阅使用。

第九条 移交档案馆的项目文件,原则上必须是原件。

对于只有一个原件,且须移交城建档案馆的,则由建设单位进行复制,并加盖“原件在城建档案馆”的印章后归档。

第三章  归档程序

第十条 基建项目的设计、施工、监理单位在各自项目完成时应当主动向基建管理部门移交经过整理的项目全部文件。

移交项目文件具体时间,可视项目情况在合同、协议中确定。

第十一条 应当归档的基建项目文件,必须由项目负责部门(基建处、国资处、后勤处)负责人审核签字,没有签字的基建项目文件不得归档。

第十二条 基建档案实行验收制度。

基建档案验收,由基建项目负责部门提出,会同档案馆共同进行。对验收不合格的,档案馆有权责令相关部门在规定时间内进行增补。

验收合格后应填写《陕西理工学院基本建设工程竣工档案移交书》。

第十三条 学校实行基建档案验收合格后支付工程结算款制度。

学校财务处在同时具备竣工验收报告、审计决定书、档案移交书及其它必备手续后,方可支付工程予留的结算款。

因过错造成工程款结算失误的,应当由有过错的当事人承担相关责任。

第十四条 基建项目竣工验收合格、学校审计结束、校长办公会决议后四个月内,由基建项目负责单位向档案馆移交经过整理成套的基建项目全部文件。

第十五条 档案馆应对基建部门移交的基建项目文件的完整性、准确性、系统性进行鉴定。对不符合要求的,可送请基建部门予以补充。

第四章  归档范围

第十六条 不变更原设计方案、合同执行标底较小、不影响再次施工的基建维修、装修项目文件,作为资料由基建处妥善保管,可不予归档。

第十七条 设计基础文件主要归档范围:

(一) 工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明;

(二)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录;

(三)水文、气象、地震等其它设计基础资料。

第十八条 设计文件主要归档范围:

(一)关键技术试验;

(二)设计评价、鉴定及审批。

第十九条 项目管理文件主要归档范围:

(一)征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书;

(二)建设前原始地形、地貌、状况图、照片;

(三)概算、预算管理、差价管理文件;

(四)投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件。

第二十条 施工文件主要归档范围:

(一) 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单;

(二)建筑材料试验报告;

(三)隐蔽工程验收记录;

(四)工程质量检查、评定;

(五)交工验收记录证明;

(六)竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算;

(七)竣工图;

(八)设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等;

(九)系统调试、整定记录。

第二十一条  监理文件主要归档范围:

(一)监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件;

(二)施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告;

(三)其它监理材料。

第二十二条  财务管理文件主要归档范围:

(一)工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明;

(二)交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册。

第二十三条   竣工验收文件主要归档范围:

(一)项目竣工验收报告;

(二)工程设计、施工、监理总结;

(三)项目质量评审文件;

(四)工程现场声像文件;

(五)工程审计文件、材料、决算报告;

(六)环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件;

(七)竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件;

(八)项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。

第五章  归档质量要求

第二十四条   基建部门移交的基建项目文件,必须符合以下质量要求:

(一) 字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备;

(二) 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制;

(三)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影象的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求;

(四)录音、录象文件应保证载体的有效性;

(五)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘;

(六)图纸折叠采用GB|T 10609·3技术用图复制图方法。

第六章  附    则

第二十五条   本办法适用于学校内部所有基建项目。

第二十六条   本办法由学校档案馆负责解释。

第二十七条   本办法自公布之日起执行,有效期至2019年4月30日。

 

 

 

 

 

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